Hoe verzorg ik mijn bereikbaarheid

Hoe kunnen we zo goed mogelijk bereikbaar zijn voor onze klant? Deze vraag staat bij veel bedrijven hoog op de agenda. Niet of slecht bereikbaar zijn kan grote gevolgen hebben. Bestaande klanten kunnen het vertrouwen verliezen en potentiële klanten zullen op zoek gaan naar alternatieven.

Consumenten en klanten hechten steeds meer waarde aan de bereikbaarheid van een bedrijf. Bereikbaar zijn tijdens kantooruren is niet meer voldoende. Men is zelf vaak aan het werk tijdens kantooruren of deze tijd wordt besteed aan de zorg van de kinderen. Hoe zorgt u ervoor dat u altijd bereikbaar bent wanneer uw klant dit wilt?

Zorg voor de juiste bezetting

Het is belangrijk om te weten rond welke tijdstippen de hoogste bereikbaarheid van u verwacht wordt. U kunt dan op deze piekmomenten voldoende personeel inzetten, zodat uw klant niet lang hoeft te wachten. Planning is hierbij essentieel, want ook op de minder drukke momenten dient er altijd iemand aanwezig te zijn om de klant te woord te staan.

Verschillende kanalen

Geef de klant verschillende opties om u te bereiken en geef hierbij ook aan hoelang het duurt. Wees naast telefonisch ook per e-mail, social media of chat bereikbaar. Zorg ervoor dat men niet te lang op een reactie hoeft te wachten. Wanneer het om een simpele vraag gaat, wil uw klant niet drie dagen wachten op een antwoord. 

Gebruik geen voicemail

Voicemails worden niet gezien als bereikbaar zijn. (Potentiële) klanten willen het liefst direct antwoord en een voicemail zorgt ervoor dat er opnieuw gewacht moet worden op antwoord. Keuzemenu’s kunnen de oplossing bieden voor een betere doorstroming en minder wachttijd, maar pas op! Lange keuzemenu’s worden als vervelend beschouwd en kunnen voor irritaties bij uw (potentiële) klant zorgen.

Uw bereikbaarheid uit handen geven

Zelf de bereikbaarheid volledig regelen kan erg kostbaar zijn. Dit kan meerdere oorzaken hebben: u bent een ZZP’er, u heeft niet genoeg collega’s om dit op te pakken of het is simpelweg te druk om met bereikbaarheid bezig te zijn. 

In deze gevallen kunt u ervoor kiezen om uw bereikbaarheid uit handen te geven aan een betrouwbare bereikbaarheidsdienstverlener. Infinea helpt al meer dan 30 jaar organisaties met hun bereikbaarheid. Zo kunt u 24 uur per dag via ons bereikbaar zijn, alleen buiten uw kantooruren of alleen op donderdagavond tussen 18:00-21:00. Wat uw wensen ook zijn, wij kunnen u helpen.